一、擺放復印機的環境要合適，要注意防高溫、防塵、防震，還要注意放在不容易碰到水的地方。在復印機上不要放置太重的物品，避免上面板受到重壓而變形，影響使用。重要的是，要把復印機擺放到通風好的場合，因為復印機工作時候會產生微量臭氧，長期接觸對操作人員的健康有害。

二、還要注意復印機的電源問題，一般復印機額定電壓在200V至240V間，電源插座電壓過高或者過低都會影響復印機的正常工作。無論在進行插拔電源，還是排除卡紙故障等，都應該先關閉復印機的電源開關再操作，否則會縮短復印機使用壽命，造成故障。

三、合理預熱對延長復印機很有幫助，每天應該先對復印機預熱半小時左右，使復印機內保持干燥。而且在長時間沒有復印任務時，應該關掉復印機電源節省能耗，平時就應該讓復印機工作在節能狀態，避免因頻繁啟動預熱對復印機的光學元件帶來損害。復印零碎文件的時候，也應該將文件積累起來，達到一定數量后一次進行復印，有效的保護光學元件。

四、隨時注意耗材的剩余量，碳粉量不夠發出警告時應該對復印機進行加粉，否則加粉不及時可能造成復印機故障。而且加粉的時候不要選擇劣質墨粉，如果使用劣質墨粉會直接影響復印效果，而且會對復印機內部的硒鼓造成磨損。嚴重的是，千萬要避免復印機內部掉落墨粉，如果這些粉塵落在復印機的工作電路板上，很容易造成電路短路損壞復印機。

五、在添加復印紙的時候要正確放置復印紙張，要使用平整的高質量的復印紙，紙盤內的紙不能超過復印機所允許放置的厚度。如果使用的紙張不標準或者厚度過厚，就容易出現一次進多紙、不進紙或卡紙的現象，嚴重的話會損壞內部的進紙裝置。